Exiba dados atualizados de data e hora
Para aqueles relatórios que você precisa atualizar várias vezes por dia, pode ser conveniente que se tenha uma ideia exata de quando foi realizada a última movimentação no documento.
O caso vale ainda mais a pena naqueles registros que devem ser impressos com frequência. Se você não quer correr riscos de esquecer-se de atualizar data e hora, ou errar nas informações, você pode fazer com que o Excel disponibilize isso de forma automática.
Selecione a célula em que deseja que apareçam esses dados e digite a fórmula: = AGORA().
Livre-se de espaços extras em uma célula
Pode ser extremamente útil ter à mão uma função para cortar espaços desnecessários de uma célula, principalmente quando se extrai informações de um banco de dados e surgem, por um motivo aleatório, intervalos extras atrás ou à frente dos espaços legítimos.
Dependendo da destinação de sua planilha, isso pode causar estragos.
Fique apenas com os espaços únicos e certos entre as palavras, aplicando a fórmula: TRIM (A1).
Veja o número de caracteres
Algumas fórmulas dão a quantidade especificada de caracteres a partir de uma referência de célula.
Aproveite as funções: = RIGHT (texto, número de caracteres), = LEFT (texto, número de caracteres), = MID (texto, número inicial, número de caracteres).
A primeira sugere o número de caracteres a partir da direita da cadeia de texto, a segunda lhe dá o número de caracteres a partir da esquerda, e MID especifica a quantidade a partir do meio de uma palavra.
Descubra referências ou valores duplicados
Uma forma eficaz de verificar se existem células com conteúdos repetidos em sua planilha é criar um destaque para esses campos com uma cor distinta.
Podem-se evitar confusões visuais ao clicar no botão “Formatação Condicional”, depois selecione o item “Nova Regra”.
Você vai indicar a opção “Formatar apenas valores exclusivos ou duplicados”, depois “Formatar tudo” e clicar a seleção “Valores duplicados” e “Formatar”.
É chegado o momento de decidir quais as formatações que você quer, segundo as escolhas possíveis de tipografia, cor, preenchimento e demais alternativas. Clique em “confirmar” e tenha tudo que for duplicado em sua planilha mais visível daí por diante.
Proteja sua planilha
Um recurso formidável para que sua planilha não seja modificada ou acessada por funcionários que não estejam autorizados.
No menu superior, vá até a aba “Início”, depois em “Formatar” e, em seguida, “Proteger Planilha”.
Você vai colocar uma senha e confirmá-la, deixando a sua planilha bloqueada.
Para usá-la novamente, prossiga para “Início”, “Formatar” e “Desbloquear Planilha”, quando será solicitada a senha que você usou.
Verifique a ortografia
É possível analisar se existem palavras escritas de forma errada ou que precisem de correções ortográficas simplesmente apertando o botão F7.
Mas deve-se levar em conta que nem todas as recomendações sugeridas pelo software são corretas para o idioma português, o que requer atenção especial do usuário.
Combine dados de células diferentes
Pode-se combinar os dados de duas ou mais células com a função: Concatenate (A1, “ “, B1). É possível fazer a mesma coisa usando o símbolo “&” entre duas células.
Se há a palavra “José” na célula A1 e “Silva” na célula “B1”, o usuário poderia se utilizar da fórmula =A1&” “&B1, que teria como resultado “José Silva”.
O Microsoft Excel possui variadas características e funções para facilitar a vida e o controle do usuário. Quanto mais funções você descobrir, mais eficiência terá em seu trabalho.